10 chiến lược cho quản lý rủi ro chuỗi cung ứng để thành công
Một chiến lược quản lý rủi ro chuỗi cung ứng phù hợp sẽ cho phép các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực và quy mô giảm thiểu rủi ro và giúp họ thành công. Trong một khảo sát của Gartner, chỉ 21% số người được hỏi cho biết họ có một mạng lưới có khả năng phục hồi cao, nhưng hơn một nửa dự kiến sẽ có “khả năng phục hồi cao” trong vòng vài năm tới. Đó là một dấu hiệu tích cực. Dưới đây là 10 chiến lược mà doanh nghiệp có thể sử dụng để quản lý rủi ro chuỗi cung ứng.
Chiến lược 1: Tận dụng mô hình quản lý rủi ro PPRR
Mô hình quản lý rủi ro PPRR là chiến lược quản lý rủi ro chuỗi cung ứng toàn cầu phổ biến và được các doanh nghiệp trên toàn thế giới sử dụng. “PPRR” là viết tắt của: 1. Phòng ngừa (Thực hiện các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng); 2. Chuẩn bị (Xây dựng và thực hiện kế hoạch dự phòng trong trường hợp khẩn cấp); 3. Phản hồi (Thực hiện kế hoạch đã được chuẩn bị để giảm thiểu tác động của sự kiện gây gián đoạn) và 4. Khôi phục (Đưa mọi thứ trở lại hoạt động ở công suất bình thường nhanh nhất có thể).
Chiến lược 2: Quản lý rủi ro do điều kiện khách quan trong chuỗi cung ứng
Đại dịch COVID-19 đã làm bộc lộ những lỗ hổng khiến các chuỗi cung ứng sản xuất và bán lẻ toàn cầu dễ bị gián đoạn. Trở lại tháng 12 năm 2019, nhiều nhà bán lẻ đã buộc phải đánh giá lại mối quan hệ với nhà cung cấp vì nhiều nhà cung cấp và nhà sản xuất có trụ sở tại Trung Quốc, tâm điểm của đợt bùng phát vào thời điểm đó. Với lực lượng lao động giảm đáng kể, các nhà bán lẻ gặp khó khăn trong việc xử lý và giao các lô hàng đúng thời hạn, đồng thời đặt ra câu hỏi về việc liệu một số lô hàng nhất định có cần phải kiểm dịch trước khi có thể được giao hay không. Do đó, một số nhà bán lẻ đã quyết định chuyển từ mô hình tìm nguồn cung ứng đơn lẻ sang mô hình đa nguồn cung ứng, mô hình này sẽ cung cấp kế hoạch dự phòng nếu nhà cung cấp chính không còn khả năng cung ứng.
Những người khác đã chọn thay đổi hoàn toàn mô hình kinh doanh để thích ứng với những thay đổi mạnh mẽ theo tính thời vụ và khả năng tồn tại của sản phẩm - ví dụ: các nhà máy bia và nhà máy chưng cất bắt đầu sản xuất nước rửa tay trên quy mô lớn hay hãng sản xuất ô tô chuyển sang sản xuất máy thở cho bệnh nhân nhiễm virus Corona tại một trong các cơ sở. Mặc dù không có cách nào để ngăn chặn rủi ro do điều kiện khách quan trong chuỗi cung ứng nhưng doanh nghiệp có thể lập kế hoạch chuẩn bị cho việc đó.
Phần mềm đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng cho phép thực hiện cách tiếp cận chủ động để quản lý rủi ro bằng cách cung cấp cái nhìn rõ hơn về cấu trúc chuỗi cung ứng. Với giải pháp như vậy, doanh nghiệp sẽ có thể xác định các điểm yếu trong chuỗi cung ứng của mình và nhận được thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu về cách thức có thể củng cố chúng. Điều quan trọng nữa là phải phát triển các kế hoạch dự phòng để cải thiện khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng chẳng hạn như:
- Đa dạng hóa nguồn cung ứng: Phân loại các nhà cung cấp không chỉ theo số tiền chi tiêu mà còn theo tác động tiềm ẩn nếu có sự gián đoạn. Tìm kiếm các nhà cung cấp bổ sung có thể hợp tác kinh doanh hoặc làm việc với nhà cung cấp sản xuất ở nhiều địa điểm. Một chiến lược để quản lý rủi ro chuỗi cung ứng là đa dạng hóa nhà cung cấp và đối tác. Điều này có nghĩa là làm việc với nhiều nhà cung cấp và đối tác thay vì dựa vào một nguồn duy nhất cho các thành phần hoặc dịch vụ quan trọng. Bằng cách đa dạng hóa nhà cung cấp, các doanh nghiệp có thể giảm sự phụ thuộc vào bất kỳ nhà cung cấp hoặc đối tác nào, điều này có thể giúp giảm thiểu rủi ro gián đoạn. Đa dạng hóa có thể có nhiều hình thức. Ví dụ: có thể làm việc với nhiều nhà cung cấp cho cùng một thành phần, cho phép chuyển sang nhà cung cấp thay thế nếu một nhà cung cấp chính gặp phải sự gián đoạn hoặc có thể có nhiều đối tác hậu cần để vận chuyển sản phẩm, cho phép doanh nghiệp định tuyến lại các chuyến hàng nếu một đối tác không thể thực hiện nghĩa vụ của mình. Đa dạng hóa cũng đòi hỏi phải lập kế hoạch và quản lý cẩn thận. Các doanh nghiệp cần đảm bảo có đủ năng lực để làm việc với nhiều nhà cung cấp, đồng thời cũng cần thiết lập các kênh và giao thức liên lạc rõ ràng để đảm bảo rằng tất cả các nhà cung cấp đều nhận thức được vai trò và trách nhiệm của mình.
- Lựa chọn nhà cung cấp ở gần: Tìm kiếm nhà cung cấp và nhà phân phối gần trung tâm hoạt động và/hoặc điểm cuối của chuỗi cung ứng hơn để giảm thời gian phát triển và phân phối sản phẩm. Các nhà cung cấp ở gần có thể đắt hơn, nhưng việc rút ngắn thời gian di chuyển cũng có thể giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn.
- Kiểm tra chặt chẽ thường xuyên: Lập bản đồ mạng lưới chuỗi cung ứng chỉ là bước đầu tiên. Các kiểm tra đầy đủ toàn diện và liên tục là cách tốt nhất để kiểm tra các lỗ hổng vì một số lỗ hổng có thể ẩn sâu trong chuỗi cung ứng.
- Xây dựng khoảng đệm cho hàng tồn kho và năng lực: Đây là một khoản chi phí bổ sung, nhưng việc lập kế hoạch hợp lý có thể khiến việc này trở nên đáng giá. Việc ra mắt sản phẩm mới và mở rộng sang các lĩnh vực mới là thời điểm hoàn hảo để tạo ra năng lực đệm. Để giảm rủi ro môi trường liên quan đến khí hậu, hãy cân nhắc việc dự trữ sản phẩm trong những thời kỳ đã biết có rủi ro cao (chẳng hạn như mùa bão).
- Đầu tư vào sự hài hòa giữa sản phẩm và nhà máy: Việc sử dụng công nghệ giống hệt nhau cho các bộ phận khác nhau cho phép linh hoạt hơn trong trường hợp bị gián đoạn. Việc sử dụng cùng một phần mềm trên toàn mạng, đặc biệt là kiến trúc dựa trên đám mây sẽ làm giảm tính kém hiệu quả của dữ liệu riêng biệt và cho phép giao tiếp tốt hơn giữa các hệ thống.
Chiến lược 3: Cải thiện quản lý rủi ro an ninh mạng của chuỗi cung ứng
Đối với nhiều doanh nghiệp, Internet of Things và các công nghệ kỹ thuật số khác đóng vai trò chính trong việc tối ưu hóa hoạt động của chuỗi cung ứng, nhưng cũng khiến doanh nghiệp phải đối mặt với các mối đe dọa an ninh mạng, chẳng hạn như phần mềm độc hại, mã độc tống tiền ransomware, lừa đảo và hack. Để tăng cường khả năng phòng thủ an ninh mạng, các doanh nghiệp cần thử triển khai các chiến lược quản lý rủi ro chuỗi cung ứng sau:
- Thiết lập các tiêu chuẩn tuân thủ cho tất cả các nhà cung cấp bên thứ ba, bao gồm nhà sản xuất, nhà cung cấp và nhà phân phối.
- Xác định vai trò của người dùng và triển khai các biện pháp kiểm soát bảo mật để hạn chế những người có thể truy cập vào hệ thống và mức độ cho phép mà họ đã được cấp.
- Thực hiện đánh giá kỹ lưỡng rủi ro của nhà cung cấp trước khi ký bất kỳ hợp đồng nào.
- Triển khai các tiêu chuẩn quản lý dữ liệu nhằm xác định ai sở hữu dữ liệu nhất định và họ sẽ làm gì với dữ liệu đó.
- Cung cấp đào tạo toàn diện cho tất cả nhân viên về các giao thức toàn ninh mạng.
- Triển khai giải pháp phần mềm cung cấp khả năng hiển thị toàn diện về chuỗi cung ứng của mình để có thể nhanh chóng xác định hoạt động bất thường.
- Làm việc với các nhà cung cấp trong mạng lưới chuỗi cung ứng để phát triển một kế hoạch thống nhất để khắc phục thảm họa nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh được liên tục.
- Thiết lập các biện pháp kiểm soát sao lưu để bảo vệ bản sao lưu dữ liệu.
- Thường xuyên cập nhật các giải pháp phần mềm chống vi-rút, chống phần mềm gián điệp và tường lửa của doanh nghiệp, cũng như xem xét các biện pháp an ninh mạng nâng cao hơn, chẳng hạn như lọc DNS và kiểm soát truy cập mạng.
Chiến lược 4: Cải thiện khả năng giám sát chuỗi cung ứng
Việc thiếu khả năng giám sát chuỗi cung ứng có thể tạo ra rủi ro đáng kể cho các doanh nghiệp. Nếu không có thông tin chính xác và kịp thời về tình trạng lô hàng, mức tồn kho và lịch trình sản xuất, các doanh nghiệp có thể không thể phản ứng nhanh chóng với sự gián đoạn hoặc dự đoán những thay đổi về nhu cầu.
Việc nắm rõ hơn về tất cả các bộ phận trong chuỗi cung ứng có thể giúp cảnh báo về các vấn đề trước khi chúng xảy ra. Việc hiểu rõ hơn về sự ổn định tài chính của nhà cung cấp có thể hỗ trợ trong việc lựa chọn đối tác. Các báo cáo dự đoán về độ ổn định tài chính của hàng nghìn nhà cung cấp tiềm năng được cung cấp bởi một số tổ chức xếp hạng tín dụng uy tín có thể giúp doanh nghiệp giảm rủi ro kinh doanh bên ngoài khi giao dịch với các nhà cung cấp bên thứ ba. Mặc dù điều này không giúp ích gì với các nhà cung cấp hiện tại nhưng có thể giúp phát triển các mối quan hệ kinh doanh an toàn hơn và giảm khả năng dễ bị tổn thương trước rủi ro chuỗi cung ứng.
Để cải thiện khả năng giám sát chuỗi cung ứng, các doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều công nghệ và công cụ khác nhau. Ví dụ: hệ thống theo dõi và giám sát theo thời gian thực (cổng thông tin dịch vụ, cảm biến IoT trên container, báo cáo tự động về mức tồn kho…) có thể được sử dụng để cung cấp thông tin cập nhật về tình trạng lô hàng và mức tồn kho; các công cụ phân tích dự đoán được sử dụng để dự báo nhu cầu và xác định các điểm tắc nghẽn tiềm ẩn hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng…
Cải thiện khả năng hiển thị chuỗi cung ứng đòi hỏi phải có sự hợp tác với các nhà cung cấp và đối tác. Các doanh nghiệp cần hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp và đối tác của mình để đảm bảo rằng họ có quyền truy cập vào dữ liệu và thông tin cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt và quản lý rủi ro hiệu quả.
Chiến lược 5: Lựa chọn nhà vận chuyển hàng hóa phù hợp
Dù là các nhà sản xuất quy mô lớn hay các nhà bán lẻ đều cần đạt được khả năng giao hàng đáng tin cậy cho khách hàng của mình, do đó, điều quan trọng là phải hợp tác với một hãng vận tải hàng hóa có thể mang lại kết quả như mong đợi. Khi đánh giá các hãng vận tải hàng hóa mới hoặc thậm chí đánh giá lại hãng vận tải hàng hóa hiện tại, cần xem xét các số liệu sau để hỗ trợ quản lý rủi ro chuỗi cung ứng:
- Thời gian vận chuyển: Số giờ hoặc ngày cần thiết để lô hàng đến địa điểm của khách hàng sau khi rời khỏi cơ sở.
- Số điểm dừng & Thời gian dừng trung bình: Nếu hãng vận tải vận tải hàng hóa càng dừng nhiều điểm trên đường khi giao một lô hàng hoặc thời gian dừng trung bình dài thì sản phẩm càng mất nhiều thời gian hơn để đến tay khách hàng. Điều quan trọng là phải tìm số lượng điểm dừng thấp và thời gian dừng trung bình thấp trong khi vẫn lưu ý đến số giờ phục vụ được quy định hợp pháp của người lái xe.
- Thời gian xếp hàng trung bình: Lượng thời gian cần thiết để chất hàng hóa lên một hãng vận tải cũng như điền vào mọi thủ tục giấy tờ cần thiết sau khi hàng hóa đã đến bến xếp hàng.
- Tối ưu hóa tuyến đường: Việc tối ưu hóa các tuyến đường giúp tiết kiệm nhiên liệu và thời gian di chuyển có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và hiệu quả của chuỗi cung ứng. Nếu có đội xe riêng, doanh nghiệp có thể giám sát chặt chẽ số liệu này; còn nếu hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba, doanh nghiệp vẫn có thể giám sát số liệu này thông qua chi phí vận chuyển.
- Lịch bảo trì: Một hãng vận tải hàng hóa có lịch bảo trì nhất quán sẽ ít có khả năng hỏng hóc hơn, điều này có thể ngăn chặn sự gián đoạn chuỗi cung ứng không cần thiết.
Chiến lược 6: Thực hiện kế hoạch hậu cần dự phòng
Các nhà bán lẻ và nhà sản xuất bắt buộc phải có kế hoạch hậu cần dự phòng để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục trong trường hợp chuỗi cung ứng bị gián đoạn. Nhu cầu về một kế hoạch dự phòng vững chắc (tốt nhất là nhiều kế hoạch dự phòng) đã trở nên đặc biệt quan trọng trong bối cảnh cuộc khủng hoảng COVID-19, vốn gây ra sự gián đoạn chuỗi cung ứng trên quy mô toàn cầu. Một số giải pháp khi lập kế hoạch dự phòng để giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng như sau:
- Lập sơ đồ chuỗi cung ứng để hiểu rõ những đơn vị nào dễ gặp rủi ro nhất.
- Thực hiện đánh giá đầy đủ các nhà cung cấp dựa trên các yếu tố như rủi ro chính trị, rủi ro địa lý và rủi ro kinh tế.
- Đa dạng hóa mạng lưới nhà cung cấp để không phải phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất.
- Kiểm tra các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần dựa trên kế hoạch ứng phó sự cố của họ.
- Thành lập nhóm ứng phó khủng hoảng để đưa ra các quyết định quan trọng trong trường hợp khẩn cấp.
- Phát triển các kênh liên lạc vững chắc để nhân viên biết trách nhiệm của mình trong trường hợp chuỗi cung ứng bị gián đoạn.
- Ghi chép cẩn thận tất cả các quy trình và tạo ra một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất mà nhân viên có thể tham khảo khi thực hiện kế hoạch dự phòng.
- Luôn cập nhật về các sự kiện hiện tại và điều chỉnh kế hoạch dự phòng cho phù hợp.
- Lập các Kế hoạch B, Kế hoạch C, Kế hoạch D…
Chiến lược 7: Tiến hành đào tạo nội bộ về nhận thức rủi ro
Quản lý không phải là lĩnh vực duy nhất trong tổ chức có thể hỗ trợ giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng. Trên thực tế, việc xây dựng văn hóa nhận thức rủi ro đòi hỏi phải có sự tham gia của mọi cấp độ trong doanh nghiệp. Cách dễ nhất để đạt được điều này là tiến hành đào tạo nhận thức rủi ro cho toàn bộ lực lượng lao động. Chương trình đào tạo nên bao gồm những nội dung sau:
- Rủi ro và thách thức chung trong quản lý chuỗi cung ứng
- Thực hành tốt nhất về quản lý rủi ro
- Các phương pháp hay nhất về máy tính và internet để nâng cao nhận thức về an toàn mạng
- Đào tạo phần mềm đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng để khuyến khích người dùng cuối áp dụng
Chiến lược 8: Giám sát rủi ro một cách chủ động và liên tục
Việc giám sát liên tục các yếu tố rủi ro trong chuỗi cung ứng thực sự là chìa khóa để bảo vệ hoạt động. Nhiều tổ chức cho rằng họ được an toàn sau khi triển khai khung giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng, nhưng công việc không dừng lại ở đó. Mọi cấp độ của chuỗi cung ứng cần được giám sát cẩn thận để xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn, đồng thời phát triển các kế hoạch để giảm thiểu những rủi ro đó.
Giám sát và quản lý rủi ro đòi hỏi sự quan tâm và đầu tư liên tục. Các doanh nghiệp cần thiết lập các quy trình quản lý rủi ro rõ ràng và phân bổ nguồn lực để giám sát các rủi ro tiềm ẩn, chẳng hạn như mô hình thời tiết, bất ổn chính trị hoặc xu hướng tài chính. Họ cũng cần thiết lập các kênh và giao thức liên lạc rõ ràng để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan nhận thức được những rủi ro tiềm ẩn và sẵn sàng ứng phó nếu xảy ra gián đoạn.
Để giám sát và quản lý rủi ro một cách hiệu quả, các doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều công cụ và kỹ thuật khác nhau. Ví dụ, doanh nghiệp có thể tiến hành đánh giá rủi ro thường xuyên và lập kế hoạch kịch bản để xác định rủi ro tiềm ẩn và xây dựng kế hoạch dự phòng. Họ cũng có thể sử dụng phân tích dữ liệu và thuật toán học máy để xác định các mô hình và xu hướng trong dữ liệu chuỗi cung ứng có thể chỉ ra những rủi ro tiềm ẩn. Điều này sẽ không chỉ mang lại sự an toàn và yên tâm mà còn cung cấp thông tin có giá trị về cách thức có thể hợp lý hóa hoạt động kinh doanh.
Chiến lược 9: Sử dụng dữ liệu để mô hình hóa các kịch bản sự kiện rủi ro chính
Khoa học dữ liệu, phân tích dự đoán và mô hình hóa dữ liệu có thể giúp dự đoán tốt một sự kiện rủi ro từ trước khi xảy ra. Dữ liệu lớn đã mở ra cơ hội cho các doanh nghiệp, bao gồm sử dụng khoa học dữ liệu và phân tích dự đoán để tạo ra các mô hình nâng cao cho các kịch bản sự kiện rủi ro tiềm ẩn.
Bằng cách sử dụng các mô hình dữ liệu để dự báo những gì có thể xảy ra trong trường hợp xấu nhất, doanh nghiệp có thể phát triển các kế hoạch dự phòng toàn diện hơn để chuẩn bị tốt hơn khi thảm họa xảy ra.
Chiến lược 10: Hợp nhất dữ liệu để dễ dàng truy cập
Nhiều giải pháp trong hệ sinh thái phần mềm có thể làm tăng hiệu quả công việc, đặc biệt nếu lưu trữ dữ liệu kinh doanh trong nhiều hệ thống khác nhau. Để tận dụng khoa học dữ liệu, phân tích dự đoán và lập mô hình dữ liệu dễ dàng hơn, doanh nghiệp nên đầu tư vào giải pháp toàn diện giúp lưu giữ tất cả dữ liệu trong một kho lưu trữ duy nhất, tập trung và được tổ chức tốt.
Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng là một thách thức đối với các doanh nghiệp có mạng lưới các nhà cung cấp và đối tác phức tạp và liên kết với nhau. Để quản lý hiệu quả các rủi ro trong chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần áp dụng cách tiếp cận chủ động bao gồm sự cộng tác với các nhà cung cấp và đối tác, đầu tư vào công nghệ và công cụ, đồng thời luôn chú ý đến quản lý rủi ro và lập kế hoạch dự phòng. Điều quan trọng là cần phải có bức tranh toàn cảnh về các yếu tố rủi ro mà chuỗi cung ứng dễ gặp phải để có thể ứng phó trước những gián đoạn có thể xảy ra. Bằng cách thực hiện tất cả các bước trên, có thể giảm tác động của sự gián đoạn đối với hoạt động kinh doanh và duy trì niềm tin cũng như lòng trung thành của khách hàng đối với doanh nghiệp.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Hoàng Phương, Viện KHCNMM
